Volwaardig CRM-systeem bouwen met Microsoft Power Apps (model-driven)

Kostenvoordeel ten opzichte van Dynamics 365 Sales

Kosten besparen is een grote drijfveer om voor Power Apps te kiezen. Waar een volledige Dynamics 365 Sales-licentie al gauw in de hoge tientallen euro’s (of meer) per gebruiker per maand kost, zijn Power Apps-licenties beduidend goedkoper. In de praktijk zien we dat een Power Apps per-app of per-user licentie vaak slechts een fractie van de prijs is van een Dynamics 365 licentie – soms rond een kwart, of bij basisbehoeften zelfs tot een tiende van de kosten. Dit kan organisaties duizenden euro’s per jaar schelen aan licentiekosten. Belangrijk daarbij is dat je met één Power Apps-licentie meerdere eigen apps (inclusief je CRM-app) kunt draaien, zodat je niet dubbel betaalt voor functionaliteit die je toch niet gebruikt.

Het mooie is dat je ondanks de lagere kosten geen functionaliteit hoeft te missen die voor jouw organisatie van belang is. Je betaalt niet voor overtollige toeters en bellen, maar stelt je CRM helemaal samen naar behoefte. Heb je bijvoorbeeld een sales team dat vooral contact- en opportunitybeheer nodig heeft, dan voldoet een eenvoudige Power Apps CRM waar een dure Sales Enterprise suite overkill zou zijn. Zo’n CRM (eventueel) zonder salesfocus is financieel veel toegankelijker voor kleinere organisaties, non-profits of bedrijven die wel een centraal klantbeeld willen, maar niet alle geavanceerde AI- of marketingfeatures van Dynamics 365 nodig hebben. Uiteraard vergt Microsoft-licentiëring de juiste afstemming, maar met de juiste keuze kun je aanzienlijk besparen zonder in te leveren op je CRM-vereisten.

Flexibel en functioneel zonder compromis

Een veelgehoorde misvatting is dat een op maat gebouwde oplossing minder zou kunnen dan een groot kant-en-klaar CRM-pakket. Het tegendeel is waar: Power Apps biedt een zeer flexibele CRM-oplossing waarbij je juist meer vrijheid hebt om het systeem aan te passen aan jouw processen. Omdat je start met een rijk gevulde basis (accounts, contactpersonen, activiteiten, etc.), beschik je meteen over de kernfuncties van een CRM Vanuit die basis kun je unieke behoeften heel gemakkelijk toevoegen met dezelfde configureerbare bouwstenen die het platform biedt. Denk aan extra gegevensvelden, formulieren, relaties tussen entiteiten, aangepaste business rules of geautomatiseerde workflows – allemaal in te richten zonder zware code.

Stel dat jouw organisatie specifieke processen heeft die niet standaard in traditionele CRM-software zitten (bijvoorbeeld een speciaal goedkeuringsproces of een unieke manier om klantstatussen bij te houden), dan is dat geen obstakel. Met model-driven Power Apps bouw je die logica eenvoudig in, iets wat bij gesloten off-the-shelf systemen vaak lastiger of kostbaarder is. Bedrijven pasten het Dynamics CRM-platform vroeger al vaak aan voor allerhande toepassingen, een aanpak die bekendstaat als xRM (“anything Relationship Management”), juist vanwege die flexibiliteit. Diezelfde kracht is nu toegankelijker dan ooit via Power Apps. Je kunt zelfs bestaande onderdelen verbergen of herschikken als je ze niet nodig hebt, zodat de gebruikersinterface overzichtelijk blijft. Alles bij elkaar krijg je een volledig functioneel CRM dat precies is afgestemd op jouw organisatie – zonder compromis en zonder onnodige ballast.

Breder inzetbaar dan alleen Sales

Een groot voordeel van een eigen Power Apps CRM is dat het niet uitsluitend gericht hoeft te zijn op verkoop. De onderliggende klantdatabank en workflowfunctionaliteit lenen zich voor allerlei domeinen waar centraal klantendata beheer cruciaal is. Enkele voorbeelden van toepassingen buiten pure sales zijn:

• Communicatiebeheer: Alle communicatie met klanten (e-mails, telefoontjes, afspraken) centraal registreren en opvolgen.
• Taakopvolging: Taken toewijzen aan medewerkers en bewaken dat vervolgstappen bij klanten tijdig worden uitgevoerd.
• Onboardingprocessen: Nieuwe klanten, leden of zelfs medewerkers begeleiden via gestandaardiseerde stappen en checklists binnen het systeem.
• Projectopvolging: Projecten koppelen aan klantgegevens, met inzicht in status, deadlines en verantwoordelijken op één plek.
• Klachtenbeheer: Inkomende klachten of supporttickets vastleggen en afhandelen via case management, inclusief escalaties en SLA-tracking.
• Ledenbeheer: Bijhouden van lidmaatschappen, contributies en communicatie voor verenigingen of communities, compleet met self-service portals indien nodig.
• Dossierbeheer: Centraal beheren van dossiers (bijv. aanvragen, vergunningen, clientdossiers) waarbij alle betrokken partijen, documenten en communicaties gebundeld zijn.

In al deze gevallen zorgt een model-driven app voor een uniforme databron en gestroomlijnde processen. Een traditionele CRM zoals Dynamics 365 is vaak vooral ontworpen met sales- en marketingprocessen in gedachten. Maar via Power Apps kun je het platform vrij inrichten voor elke denkbare use-case. Zo ontbrak er in het standaard Dynamics 365-aanbod bijvoorbeeld lange tijd een oplossing voor ledenadministratie, terwijl dit met een model-driven Power App eenvoudig van de grond af op te zetten is. Het resultaat is één centraal systeem waar iedereen in werkt – of het nu de salesafdeling is, de customer service, projectleiders of coördinatoren – zodat iedereen met dezelfde klantgegevens werkt. Dit voorkomt versnippering (zoals aparte Excel-lijstjes of losse tooltjes) en verhoogt de kwaliteit van uw data en dienstverlening.

Sneller te implementeren dan maatwerk

Een Power Apps CRM kan in een fractie van de tijd worden gerealiseerd vergeleken met het laten ontwikkelen van maatwerksoftware. Doordat het een low-code platform is, zijn veel onderdelen al voorgebouwd en hoef je weinig tot geen traditionele code te schrijven. Dit vertaalt zich in een snellere oplevering: low-code projecten zijn tot wel 10 keer sneller klaar dan klassieke softwareontwikkelingsprojecten. Waar een custom CRM ontwikkeling maanden in beslag kan nemen, kan een eerste versie van een Power Apps CRM vaak binnen enkele weken of zelfs dagen staan.

Niet alleen in tijd, maar ook in ontwikkelkosten zie je het verschil. Low-code ontwikkeling bespaart organisaties gemiddeld een groot deel van de kosten, tot wel 70% goedkoper dan traditionele ontwikkelingstrajecten. Je hebt bovendien geen heel leger aan softwareontwikkelaars nodig; domeinexperts of een enkele consultant kunnen veel werk verrichten via de gebruiksvriendelijke Power Apps interface. Hierdoor is de return on investment sneller behaald en kun je iteratief verbeteringen doorvoeren zonder hoge extra kosten.

Daarnaast biedt het platform direct schaalbaarheid. Omdat je bouwt op Microsofts cloudplatform, hoef je je geen zorgen te maken of je oplossing technisch mee kan groeien. Krijg je ineens meer gebruikers of data? De achterliggende infrastructuur schaalt automatisch mee, iets wat bij maatwerksoftware vaak een knelpunt is (denk aan serverupgrades of herontwikkeling voor performance). Ook integraties zijn sneller op te zetten: via Power Automate koppel je eenvoudig andere systemen of automatiseer je processen zonder dure middleware. Al met al loop je met een Power Apps CRM veel minder risico op lange IT-trajecten die uit de hand lopen – je kunt snel starten, leren en bijsturen, terwijl je meteen resultaat boekt.

Robuust Microsoft-platform: beveiliging, integratie en schaalbaarheid

Een model-driven Power Apps CRM bouwt volledig voort op het robuuste Microsoft-platform, wat betekent dat je profiteert van enterprise-grade eigenschappen vanaf dag één. Beveiliging is standaard uitstekend geregeld: alle data wordt veilig opgeslagen in Microsoft Dataverse met versleuteling (zowel at rest als in transit) en rolgebaseerde toegangscontrole. Dit geeft de zekerheid dat gevoelige klantgegevens alleen toegankelijk zijn voor de juiste personen, een cruciale factor voor vertrouwelijke klantinformatie. Microsoft voldoet aan strenge compliance-standaarden, waardoor je oplossing meteen binnen kaders valt van GDPR/AVG en andere regelgeving – iets wat bij eigen maatwerk veel uitzoekwerk vergt.

Integratie met de rest van de Microsoft-omgeving is een ander groot pluspunt. Je CRM-app draait in dezelfde omgeving als Office 365 en Dynamics, wat naadloze koppelingen mogelijk maakt. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit Outlook of Teams klantgegevens opvragen of bijwerken, Excel gebruiken om gegevens te analyseren, en Power BI inzetten voor uitgebreide CRM-rapportages. Het platform is een industrie-standaard, cloudgebaseerd systeem dat naadloos met Microsoft 365 integreert. Verder kun je altijd uitbreiden met andere Power Platform-componenten: denk aan chatbots via Power Virtual Agents of een externe klantenportal via Power Pages – allemaal zonder los data-eiland, omdat alles dezelfde database deelt.

Tot slot is er de schaalbaarheid en betrouwbaarheid. Je bouwt op dezelfde cloudinfrastructuur die Microsoft voor zijn eigen bedrijfsapplicaties gebruikt, wat garant staat voor hoge uptime, goede performance en automatische upgrades. Geen zorgen meer over serverbeheer of of de software “blijft werken” naarmate je organisatie groeit – dat dekt Microsoft af. En omdat de applicatie-architectuur modulair is, kun je nieuwe functionaliteiten of modules toevoegen wanneer je maar wilt, zonder alles opnieuw te hoeven bouwen. Dit geeft een toekomstbestendige oplossing die meegroeit en altijd up-to-date blijft. Zoals experts aangeven: je krijgt hiermee een state-of-the-art CRM-systeem dat je helemaal naar eigen hand kunt zetten, geïntegreerd met je bestaande omgeving, en waarbij gebruikers nauwelijks verschil merken met een traditioneel Dynamics CRM. De investering in een Power Apps CRM is daarmee niet alleen nu voordelig en effectief, maar vormt ook een sterke basis voor de lange termijn.

‍

Krijg je graag meer informatie over de rijke wereld van Power Apps en vooral over de manier waarop deze toepassingen jouw bedrijf naar een hoger niveau stuwen?